科研经费报销指引
一、自然科学类纵向科研项目的直接费用支出
（一）设备费：
是指在课题研究开发中购置或者试制专用仪器设备，对现有仪器设备进行升级改造，以及租赁外单位仪器设备而发生的费用。
“设备费”支出应注意：
u 设备费鼓励共享、试制、租赁设备及现有设备升级改造。
u 专项经费不支持专用、常规或通用仪器设备，办公设备（如笔记本、电脑、复印机等）。
“设备费”报销需要提供的资料：
1.任务书上下载的预算（课题负责人签字）
2..购销合同：甲方（供货方）应盖单位公章和负责人签字，乙方（购买方）加盖二级院部公章（一临床、二临床、针推学院等）、注意：非一、二、三附院公章；二级院部主管科研领导签字、课题负责人签字。
（二）材料费：
是指在课题研究开发过程中消耗的各种原材料、辅助材料等低值易耗品的采购及运输、装卸、整理等费用。根据河南中医药大学招标文件规定，一次性或批量购买材料３万元（包括３万）以上应招标。
“材料费”报销需要提供的资料：（注意：分为以下两类办理办法）
1.在未能取得发票的情况下，购买材料可以先填写借据（借据在计财处网上可以下载），课题负责人签字后到科研财务室办理，待取得发票后再来办理冲账手续。
2.在取得发票的情况下提供以下材料：
列支材料费：购买材料应提供发票，明细清单以及经手人，验收人签字。一次性或一批采购材料金额在10000元及以上的，除了上述材料外还需要附上购销合同及经手人，验收人签字。商场及其他零售商店购物应刷公务卡并附发票、明细清单和购物小票。
购销合同：甲方（供货方）应盖单位公章和负责人签字，乙方（购买方）加盖二级院部公章（一临床、二临床、针推学院等），非一、二、三附院公章；院部主管科研领导签字、课题负责人签字。
注意：填写借据时借款人必须是我校在册在岗的教职工。
（三）测试化验加工费：
指在课题研究开发过程中支付给外单位（包括课题承担单位内部独立经济核算单位）的检验、测试、化验及加工等费用。
“测试化验加工费”报销时需要提供的资料
1.合同（甲方测试单位盖章、负责人签字；乙方测试项目方加盖二级学院公章（一临床、二临床、针推学院，药学院，基础学院等），二级院部主管科研领导签字、课题负责人签字。
2.任务书上下载的预算（课题负责人在预算表上签字）。
3.测试单位资质复印件。
4.课题负责人对业务真实性相关性的承诺书，课题负责人签字。
5.测试结果课题组留存以备结题时审计查询。
（四）燃料动力费：
是指在课题研究开发过程中相关大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料消耗费用等，要与《课题预算书》对照进行逐项、逐个清查，审定是否为预算内应支付的款项。
“燃料动力费”应注意的事项：
燃料动力费在预算时尽量少做预算(可以不做预算)，因为我校没有实验室安装可以单独计量的水表，电表，气表，汽油费不属于燃料动力费。
（五）差旅费：
是指在课题研究开发过程中开展科学实验（试验）、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的外埠差旅费、市内交通费用等。支出时，应参照《河南省省直机关差旅费管理办法豫财行[2014]46号》文件规定的差旅费的开支范围和标准。
“差旅费”报销时需要提供的资料：
１．课题组成员参加与课题相关的学术会议或出差报销时应同时提供任务书上课题组成员名单，课题负责人签字证明对真实性负责。
２.研究生不在课题组成员名单上属于后加入的，应写证明，课题负责人签字对其真实性负责，并加盖二级学院公章。
3.有会务费的需提供加盖红章的会议通知。
4.科研自带车报销：按照《河南中医药大学科研差旅费管理暂行办法》（2017校政字90号）的规定，对于到交通不便的山区，偏远地区开展科研活动，确须自驾车前往的，报销时须提供过桥、过路费发票或ETC缴费截图，出差人员须查询和提供出发地至目的地公里数记录或截图，按照百公里10升油耗和92号汽油当期价格给予燃油补助，不再享受市内交通补助，申领出差补助，须提供出差人员的有效证明，不能提供者，按照一人给予出差补助。(住宿发票备注栏注明住宿人员名单身份证号等)
（六）会议费
会议费：是指在项目（课题）实施过程中为组织开展学术研讨、咨询以及协调项目（课题）等活动而发生的会议费用。
会议费”报销注意事项：
１．应附任务书上的预算（课题负责人签字）
２．发票及明细清单（盖章）
３．项目经费说明（说清楚时间、地点、举办会议的内容、 解决的问题）及（课题负责人签字、二级学院盖章)
４．会议通知说清楚时间，地点，举办会议的内容，解决的问题（课题负责人签字、二级学院盖章)
５．专家签到表及联系方式。
（七）国际合作交流费：
是指在课题研究开发过程中课题研究人员出国及外国专家来华工作的费用。应按照《临时出国人员费用开支标准和管理办法》财行[2013]516号）规定的开支范围和标准。包括：国际旅行费、城市间交通费、住宿费、伙食费、公杂费等应按规定等级和标准列支。如：美国华盛顿每人每天住宿费210美元，伙食费55美元，公杂费45美元。不同国家、不同城市都有相应标准。
“国际合作与交流费”报销注意事项：
1.任务书上的预算
2.国内外邀请函
3.国际合作处审批表
4.会议通知
5.出国行程表
6.出国调研报告等
7.出国人员应为课题组成员，出国任务应与课题任务相关
旅行社发票不予报销。
（八）出版/文献/信息传播/知识产权事物费
是指在课题研究开发过程中，需要支付的出版费、资料费、专用软件购买费、文件检索费、专业通信费、专利申请费及其他知识产权事务等费用。
报销注意事项：
1.出版费：出版著作等应有合同（合同双方盖章签字，学校方：二级学院盖章，院部主管科研领导签字，课题负责人签字），任务书上有课题负责人签字的预算。
2.查新费：列支查新费附查新内容。
3.版面费：列支版面费必须提供稿件录用通知书，稿件录用通知书上无红章者加盖二级学院公章，下列情形均可：
（1）属于课题组成员的（包括老师和研究生），应提供任务书上下载的课题组成员名单,并由课题负责人签字；
（2）研究生不在课题组成员名单内，应写证明，课题负责人签字对其真实性负责，并加盖二级学院公章：
（3）由课题负责人在录用通知书上亲自写上“通讯作者:***（课题负责人姓名）”；
（4）已发表的文章，复印一下文章，上面显示出课题负责人是通讯作者也行。
4.版面费：未开发票有两种方法
（1）填计财处网上下载的借据
（2）公务卡开通网银功能，对公转账,可以在公务卡预存足够版面费的金额。
5.专利费：列支专利申请费需附专利申请表，专项经费不支持专利维护费。
6.专项经费不支持通信费。
（九）劳务费
是指在课题研究开发过程中支付给课题组成员中没有工资性收入的相关人员（如在校研究生等）和课题组临时聘用人员等的劳务性费及社会保险补助。审计时，要结合《课题预算书》对劳务费支出按发放人员逐一审查，劳务费支出不得突破预算。要审查单位制定的劳务费发放办法、劳务费发放手续、劳务费发放原始凭证填写情况（人员、单位、职称、身份证号、主要工作等信息），要求单位规范和完善劳务费发放工作。
“劳务费”报销注意事项：
列支研究生生活补助：
1.必须注明研究生的年级班级、工作时间段、工作内容、 每月补助金额、本人签字、同时提供研究生身份证号、银行卡号和手机号，通过转账发放。时间段应注意避开春节期间,最多一年发一次。(研究生生活补助模板见附后模板（二）、课题负责人签字）
2.（1）研究生属于课题组成员的，应提供任务书上下载的课题组成员名单,并由课题负责人签字;（2）研究生不在课题组成员名单，后加入者应写情况说明，课题负责人签字证明对真实性负责，二级院部主管科研领导签字，并加盖二级学院公章。
3.任务书上下载的由课题负责人签字的预算表。
（十）专家咨询费
指在课题研究开发过程中支付给临时聘请的咨询专家个人的费用。
按照各类科技计划专项经费管理办法的规定，“专家咨询费不得支付给参与相关计划、项目、课题管理相关的工作人员”。如果本单位课题组外专家确为课题提供相关咨询，且非为课题组成员，也可编列专家咨询费预算，但要说明咨询的内容和必要性及测算的标准等。
“专家咨询费”报销注意事项
1.其发放清单上应显示发放日期、人员名单、身份证号、 工作单位、职称，主要负责工作、劳动时间，个人签字，银行卡号，联系方式。（专家咨询费模板见附后模板（一）、课题负责人签字）
2.提供预算（预算表上课题负责人签字）
3.专家咨询费不能列支博士、硕士研究生因学位论文答辩、论文修改发生的相关费用。
（十一）汽车租赁费
1.租赁合同，双方盖章签字，甲方（汽车租赁方）单位公章和负责人签字；乙方二级学院公章（一临床、二临床、针推学院或三临床、药学院、基础学院等）非一、二、三附院，需主管科研院长签字，课题负责人签字。
2.发票及附明细清单（盖租赁公司公章）。清单内容：包括公里数*元/公里、司机补助、过桥过路费（需提供过桥过路费原件，原件留在租车公司的，可提供复印件，ETC交费者提供与合同一致的交易证明）。
3.参加人员有课题组成员的，提供任务书上下载的课题组成员名单，课题负责人签字。
4.申领差旅费补助的，填写差旅费报销表，差旅费报销表上出差事由要详细；如需证明参加人数的，提供支撑材料（住宿发票备注上注明姓名身份证号或能当做证明材料的当地手机图片等）。
5.属于三区人才的还需填写科技服务表，表格由王一硕老师提供。
(十二)被试劳务费（仅限心理测试课题）
1.被试姓名 性别 年龄 职业 住址（门诊号） 身份证号 卡号 补助金额 手机号 签名
课题负责人：
2.预算 课题负责人签字
3.报账说明 课题负责人签字
（十三）临床观察费
1.预算（课题负责人在预算表上签字）
2.临床观察人员名单：
包括：姓名 性别 年龄 疾病名称 门诊号 地址 职业 手机号 （课题负责人签字）
3.发票（公务卡）及明细清单（可在医院打印）
4.情况说明：
说明理由、必要性、临床观察的具体明细，例如观察前抽血、化验等，观察后抽血、化验花费金额，共计多少元，前后要和公务卡总金额一致；二级学院加盖公章，主管院长签字，课题负责人签字。
二、社会科学类纵向科研项目的直接费用支出：
（一）资料费：
是指在项目研究过程中需要支付的图书(包括外文图书)购置费，资料收集、整理、复印、翻拍、翻译费等。
（二）数据采集费：
是指在项目研究过程中为获得研究数据而发生的调查访谈、数据采集、数据购买、数据转换、数据分析及相应技术服务购买等支出的费用。（报销参考自然科学类纵向科研项目测试化验加工费）
（三）会议费/差旅费/国际合作与交流费：
是指在项目研究过程中开展学术研讨、咨询交流、考察调研等活动而发生的会议、交通、食宿等费用，以及项目研究人员出国及赴港澳台、外国专家来华及港澳台专家来内地开展学术合作与交流的费用。
（报销参考自然科学类纵向科研项目会议费/差旅费/国际合作与交流费）
（四）设备费：
是指在项目研究过程中购置设备和设备耗材、升级维护现有设备以及租用外单位设备而发生的费用。
（报销参考自然科学类纵向科研项目设备费）
（五）专家咨询费：
是指在项目研究过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用。（报销参考自然科学类纵向科研项目专家咨询费）
（六）劳务费：
是指在项目研究过程中支付给参与项目研究的研究生、博士后、访问学者以及项目临时聘用无工资性收入的研究人员、科研辅助人员等的劳务性费用。（报销参考自然科学类纵向科研项目劳务费）
（七）印刷出版费：
是指在项目研究过程中支付的打印费、印刷费及阶段性成果出版费等。（报销参考自然科学类纵向科研项目出版费）
（八）其他支出：
是指项目研究过程中发生的除上述费用之外的其他支出。
三、报销流程
（一）办理程序
1.先到河南中医药大学计财处网站下载报销单据标签，粘贴纸， 差旅费报销单，借据等。
2.把需要报销的票据分类粘贴，如差旅费，实验材料费，版面费，劳务费，测试加工费，会议费等。出租车票等小票按金额大小依次粘在粘贴纸上。注意：根据财政厅规定， 凡需用现金支付的科研费用一律使用公务卡。
5.科研购书应先下载电子表格（在学院图书馆网站上），一式四份填写好后到图书馆采编室办理入库手续。
6.科研购置固定资产的应先到国资处咨询并办理相关手续后再来办理报销。
7.发票手续齐全到科技处BN704房间审核登记后到计财处核算科BS801房间办理财务报销。
（二）办公地点及电话
新校区：BN704房间 电话65680028
（三）办理时间
请参照计财处办理时间，周一至周五上班时间，周五下午和月末结账时间建立经费本等业务
四、参考模板
为了方便老师报销，特制作以下模板供老师参考
（一）专家咨询费
年月日，教授的课题《……》，在（地点）进行了咨询，共邀请专家名，说明咨询内容和必要性，共邀请专家 名，根据《河南省省级财政科研项目专家咨询费管理办法》豫财科[2018]14号规定，共计支付 元，具体明细如下：
姓名 性别 工作单位 技术职称咨询内容 咨询费用（元） 身份证号 银行卡号 专家签名 联系方式
合计:
课题负责人：
审批人 ：
年 月 日
（二）***课题研究生生活补助
课题编号：14******
姓名 年级专业 负责工作 工作年月 补助标准（元）补助金额（元）身份证号 银行卡号 签名 手机号
合计：
课题负责人：
审批人：
年 月 日
（三）证明
乔帅，2012级中医医史文献专业硕士研究生，导师***。由于研究生前两年学习任务较重，所以课题“中风后遗症社区康复模式研究”在申报时没有将其加入到课题小组名单当中。2014年开始参与到本课题，主要参与项目资料收集、整理。
课题负责人签字
二级学院盖章
（一临床、二临床、三临床）
（四）临床观察费情况说明模板
本课题需要临床观察慢性萎缩性胃炎病人150例，需要病人抽血做胃镜镜前四项检查、心电图、胃镜、病理、服药（中草药、少量西药）费用，需要给予报销，由于经费有限，少数病人有课题经费支出，其余由病人自理解决，本次报销上述费用共计3810.80元，其中药费826.80元，检查治疗费2984.00元。
课题负责人：
（五）被试劳务费报销清单
4.被试姓名 性别 年龄 职业 住址（门诊号） 身份证号 卡号 补助金额 手机号 签名
课题负责人：
（六）临床用药说明模板
按审计要求：
因课题河南省高校科技创新团队14104315研究需要，课题中含有：基础治疗+中药的分组，需要给收集的12例重症肌无力病例发药，此为30天30付1人用量，此方为补中益气汤加减，方药为：黄芪50g,当归30g,柴胡15g,升麻15g，白术30g，枸杞子30g,全虫16g。特此说明。
（七）临床观察费报销手续：
1.预算（课题负责人在预算表上签字）
2.临床观察人员名单：
包括：姓名 性别 年龄 疾病名称 门诊号 地址 职业 手机号 （课题负责人签字）
3.发票（公务卡）及明细清单（可在医院打印）
4.情况说明：
说明理由、必要性、临床观察的具体明细，例如观察前抽血、化验等，观察后抽血、化验花费金额，共计多少元，前后要和公务卡总金额一致；二级学院加盖公章，主管院长签字，课题负责人签字。
| 科研经费报账（含借支）审批权限 |
| 金额 |
审批人 |
验收人 |
报账人 |
| 1万元以下（耗材） |
二级院部负责人 |
课题负责人 |
课题组成员 |
| 1万元以下 |
课题负责人 |
课题组成员 |
课题组成员 |
| 1万元（含）以上、3万元以下 |
二级院部负责人 |
课题负责人 |
课题组成员 |
| 3万元（含）以上、5万元以下 |
科技处负责人、二级院部负责人 |
课题负责人 |
课题组成员 |
| 5万元（含）以上 |
分管科研领导、科技处负责人、二级院部负责人 |
课题负责人 |
课题组成员 |
备注：1.院部在建立了采购验收手续后，可由项目负责人审批单项费用在1万元以下的支出。
2.课题负责人本人支出的费用(比如：出差等),审批权限上浮一级。
| 劳务费、咨询费、租赁费等权限审批 |
| 金额 |
审批人 |
验收人 |
报账人 |
| 1万元以下 |
二级院部负责人 |
课题负责人 |
课题组成员 |
| 1万元（含）以上、3万元以下 |
科技处负责人、二级院部负责人 |
课题负责人 |
课题组成员 |
| 3万元（含）以上 |
分管科研校领导、科技处负责人、二级院部负责人 |
课题负责人 |
课题组成员 |
五、 查询经费途径
河南中医药大学官网—组织机构—计划财务处—财务管理平台—登录自己的账号（用户名、密码）—新版财务系统查询—我的项目查询—项目成组查询—查询功能：选择单个项目查询、项目代码：14******—点击查询，界面中即出现你要查询的项目明细，包括到款情况、支出情况、余额等。
注：学院编制，用户名为工资编号，原始密码为6个8；
一、二、三附院编制，用户名为每年6月份计财处新编的一个工号，原始密码为工号。
六、横向经费建账流程
横向科研经费到账后，课题负责人需要提供
（1）合同或协议（预算最好签订合同时明确）
（2）根据工作任务编制的预算及参加项目的课题组成员
备注：合同或协议以及预算需要盖学校合同专用章、二级院部负责人签字、课题负责人签字；拨款方盖公章，负责人签字。
科研财务室 